Ile wynosi wadium i kiedy zamawiający je wymaga
Zamawiający nie musi żądać wadium. Jeżeli to robi, jego wysokość nie może przekroczyć 3 procent szacunkowej wartości zamówienia, a przy zamówieniu podzielonym na części zamawiający ustala je osobno dla każdej z nich. Kwotę i termin wniesienia znajdziesz w SWZ, zwykle razem z terminem związania ofertą.
Formy wadium
Pzp dopuszcza kilka form:
- pieniądz, przelewem na rachunek wskazany w SWZ,
- gwarancja bankowa albo ubezpieczeniowa,
- poręczenie udzielone przez uprawnione podmioty,
- w części postępowań także papiery wartościowe, jeśli zamawiający je dopuścił.
Pieniądz jest najprostszy, ale zamraża gotówkę do końca terminu związania ofertą. Gwarancja kosztuje prowizję, lecz zostawia środki w obrocie. Przy kilku równoległych ofertach różnica jest odczuwalna, bo wadium z trzech lub czterech postępowań potrafi razem zablokować kwotę większą niż miesięczny przychód małej firmy. Jeśli planujesz gwarancję, porównaj koszt prowizji u kilku ubezpieczycieli.
Kiedy wadium wraca, a kiedy przepada
Zamawiający zwraca wadium po wyborze oferty najkorzystniejszej i podpisaniu umowy, po unieważnieniu postępowania, po odrzuceniu Twojej oferty i po upływie terminu związania ofertą. Zatrzymuje je, gdy odmówisz podpisania umowy, nie wniesiesz wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania albo wycofasz ofertę z winy wykonawcy. Częsty błąd to wniesienie wadium po terminie, na przykład gdy przelew księguje się następnego dnia. Liczy się data uznania rachunku zamawiającego, więc przelew wysyłaj z zapasem.
Rachunek w pięciu krokach
Zanim zdecydujesz o starcie, policz pięć pozycji:
- Przychód z umowy w całym okresie realizacji, bez VAT.
- Koszty bezpośrednie, czyli praca, materiały, podwykonawcy, dojazdy, z zapasem na waloryzację tylko tam, gdzie umowa ją przewiduje.
- Koszt przygotowania oferty: godziny osób, które czytają SWZ, kalkulują i kompletują dokumenty.
- Koszt kapitału, czyli wadium, zabezpieczenie należytego wykonania umowy i okres między fakturą a płatnością.
- Rezerwa na kary umowne, szczególnie przy krótkich terminach i wysokich stawkach dziennych.
Wynik dzielisz przez przychód. Jeśli marża po tych pozycjach jest cienka, a zamawiający ocenia głównie cenę, oferta to zakład, nie biznes.
Prawdopodobieństwo wygranej a koszt startu
Każda oferta kosztuje, niezależnie od wyniku. Jeśli przygotowanie to 20 godzin pracy, a w podobnych postępowaniach wygrywasz co piąte, na jedną wygraną przypada około 100 godzin przygotowań. To trzeba pokryć marżą z jednej umowy. Dlatego firmy, które wygrywają regularnie, startują wybiórczo: tam, gdzie mają referencje, region i zasoby, a nie wszędzie, gdzie pojawia się ogłoszenie.
Sygnały, że oferta się nie opłaca
- kryterium ceny z wagą 100 procent i kilkunastu oferentów w podobnych postępowaniach,
- wymóg zatrudnienia na umowę o pracę przy stawce, która tego nie udźwignie,
- kary dzienne wysokie względem wartości umowy,
- termin związania ofertą długi, a wadium w pieniądzu,
- brak waloryzacji w umowie wieloletniej.
Każdy z tych punktów wynika z SWZ i da się go sprawdzić w kilka minut, jeśli dokumentacja jest streszczona. Ręcznie oznacza to godzinę czytania na jedno postępowanie.
Ocena przed czytaniem dokumentacji
Sensowne ocenia ogłoszenia od 0 do 100 względem profilu firmy: branża CPV, region, wartość do obrotu, referencje i wymagane uprawnienia. Do wybranego przetargu generuje kartę wymagań z SWZ z wadium, terminami, kryteriami oceny, karami umownymi i zapisami o zmianie umowy. Dzięki temu pozycje 4 i 5 rachunku masz przed oczami, zanim poświęcisz godziny na kalkulację. Szczegóły opisuje strona analiza SWZ, a plany i ceny są w cenniku.
Gdy decyzję trzeba podjąć szybko
Przy terminie składania ofert za kilka dni liczy się odsiew. Pomaga lista kontrolna ze wpisu jak ocenić, czy przetarg ma sens, a bieżące ogłoszenia z oceną znajdziesz w aktualnych przetargach. Wadium bywa wysokie szczególnie przy dużych pakietach, więc zobacz przetargi medyczne albo przetargi budowlane.
Wadium, zabezpieczenie i faktury w jednym planie
Wygrana oferta uruchamia kolejne wydatki: zabezpieczenie należytego wykonania umowy, zakup materiałów i pensje przed pierwszą płatnością. Warto rozpisać to w planie przepływów, a pomocny będzie program do budżetu i cash flow z wyciągu bankowego. Wtedy widzisz, ile równoległych postępowań możesz udźwignąć, zanim wadium i zabezpieczenia zablokują obrót.
Ile wynosi wadium w przetargu
Wadium nie może przekroczyć 3 procent szacunkowej wartości zamówienia. Zamawiający ustala kwotę w SWZ i może jej w ogóle nie żądać. Przy zamówieniu podzielonym na części wadium wyznacza się osobno dla każdej części.
Kiedy wadium jest zwracane
Po wyborze najkorzystniejszej oferty i podpisaniu umowy, po unieważnieniu postępowania, po odrzuceniu Twojej oferty oraz po upływie terminu związania ofertą. Zwrot następuje bez zbędnej zwłoki po zaistnieniu jednej z tych sytuacji.
Czy wadium można wnieść gwarancją
Tak. Pzp dopuszcza gwarancję bankową i ubezpieczeniową oraz poręczenie. Gwarancja nie zamraża gotówki, ale kosztuje prowizję, więc przy dużej liczbie ofert porównaj oba koszty.
Jak policzyć, czy przetarg się opłaca
Od przychodu odejmij koszty realizacji, koszt przygotowania oferty, koszt zamrożonego wadium i zabezpieczenia oraz rezerwę na kary. Wynik porównaj z szansą wygranej w podobnych postępowaniach. Jeżeli marża jest cienka, a liczy się wyłącznie cena, odpuść.